1. Objet

Pour satisfaire à son bon fonctionnement, HCI Sarl est tenue de mettre en œuvre et d’exploiter des traitements de données à caractère personnel relatifs à ses clients et/ou ses contacts (prospects).

La présente politique a pour objet de satisfaire à notre obligation d’information et de rappeler les droits dont vous disposez en matière de données à caractère personnel.

2. Base légale

Les traitements mis en œuvre par HCI Sarl au titre de la présente politique ont tous pour base légale l’exécution d’un contrat qui nous lie à vous et, selon les cas pour nos contacts, le consentement ou l’intérêt légitime.

3. Finalités

Nous traitons vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

• Exécution et suivi de nos contrats ;
• Exécution et suivi de nos prestations ;
• Gestion de la relation client (GRC) ;
• Gestion de la relation prospect (GRP) ;
• Service client ;
• Organisation d’évènements ;
• Amélioration des services et enquêtes ;
• Réalisation d’états statistiques.

4. Destinataires

Sont destinataires de vos données des destinataires internes ou externes selon les cas.

Les destinataires internes sont tous les employés de HCI Sarl qui interviennent au service de nos clients ou de nos contacts.

Les destinataires externes sont nos prestataires externes (expert-comptable par exemple), prestataires techniques (ERP en SaaS par exemple) ou nos partenaires (sous-traitant par exemple).

5. Durée de conservation

Vos données sont traitées pendant une durée limitée que nous déterminons au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur nous et, à défaut, en fonction de nos besoins. Les principes suivants sont retenus :

• données relatives aux clients : conservées pendant la durée des relations contractuelles avec nous, augmentée de 5 ans correspondant aux prescriptions légales ;
• données relatives aux contacts et prospects : conservées pendant 3 ans à compter du dernier contact émanant du contact ou du prospect.

6. Vos droits

Vous êtes investi des droits suivants s’agissant de vos données à caractère personnel :

• un droit de nous demander confirmation que des données vous concernant sont traitées, d’accéder à ces données et d’en demander une copie ;
• un droit de faire rectifier toute donnée vous concernant qui serait erronée ou obsolète ;
• un droit d’obtenir l’effacement de vos données si vous vous êtes opposé à leur traitement à des fins de prospection commerciale ;
• un droit d’obtenir la portabilité de vos données lorsque le traitement est fondé sur l’exécution d’un contrat, que vous avez-vous-mêmes fourni vos données à HCI Sarl et que leur traitement est automatisé ;

La demande d’exercice de vos droits doit émaner de vous exclusivement, être accompagnée d’un titre d’identité et être formulée par écrit à destination du responsable marketing.

7. Sécurité

Nous mettons en œuvre les mesures techniques et organisationnelles que nous estimons appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisées de données vous concernant.

En cas de violation de données, nous nous engageons à en notifier la Cnil dans les conditions prescrites par le RGPD.

Si ladite violation fait peser un risque élevé pour nos clients/prospects, nous nous engageons à en aviser ceux qui sont concernés et à leur communiquer les informations et recommandations nécessaires.

8. Délégué à la protection des données

Nous avons désigné comme Délégué à la Protection des Données, Me Eric BARBRY, du Cabinet Racine situé au 40, rue de Courcelles à Paris 75008 FRANCE. Si vous avez une question concernant vos droits, vous pouvez lui écrire à l’adresse dpo-hci66@racine.eu

9. Flux transfrontières

Nous nous réservons la possibilité de mettre en œuvre des flux transfrontières hors de l’UE des données que nous traitons, ce dont vous serez informé. Dans une telle hypothèse, nous assurerons le respect de vos droits et signerons si nécessaire un ou plusieurs contrats permettant d’encadrer ces flux avec le(s) pays destinataire(s).

10. Registre des traitements

Lorsque la règlementation nous l’impose nous tenons à jour, à la disposition de la Cnil, un registre des opérations de traitement.

11. Contacts Cnil

Comme la loi vous y autorise, vous pouvez introduire une plainte auprès de la Cnil à l’adresse suivante : Service des plaintes de la Cnil, 3 place de Fontenoy – TSA 80751, 75334 Paris Cedex 07 ou par téléphone au 01.53.73.22.22

12. Révision

En cas d’évolution règlementaire ou de recommandations de la Cnil, nous nous réservons le droit de modifier la présente politique. Toute nouvelle politique vous est notifiée avant son entrée en vigueur.